Sua Instituição tem um bom sistema acadêmico?

Os sistemas acadêmicos utilizados no Brasil não atendem às nossas expectativas. Esse é um fato que impera em nosso mercado e que é não fácil de compreender.

Acontece que no Brasil, as Instituições de Ensino Superior - IES ainda não perceberam que o negócio principal delas encontra-se mal gerido por questões relacionadas ao não agrupamento de informações, espalhadas em diversos departamentos que formam as IES.

Os gestores ainda dão muito mais importância para sistemas que trazem consigo informações financeiras e de recursos humanos, aceitando um sistema acadêmico desenvolvido por empresas que não sabem as nossas necessidades e expectativas reais.

Diante desta realidade, desenvolvi na CONSAE uma projeção do que seria o ideal hoje, dividindo as necessidades em três pontos (básico, intermediário e avançado) e sugerindo três passos para colocar a sua IES no topo tecnológico.  

Pensamento CONSAE... SISTEMA BÁSICO

Sistema acadêmico que supra expectativas básicas como:

A auto matrícula de alunos regulares ou não. Não se pode mais aceitar que o sistema acadêmico não seja capaz de auto matricular alunos que estão em regimes especiais. Sistemas que não conseguem fazer isso, não devem ser considerados, são ultrapassados.

O diário de classe digital, certificado digitalmente pelo professor. Outro ponto básico para aquelas IES que desejam eliminar seus processos e documentos em meio físico. Ter um processo eletrônico seguro é muito importante e esta segurança virá apenas com a utilização de certificados digitais (assinatura digital) dos professores envolvidos. O professor pode do seu celular, gerar, assinar, indexar e encaminhar para a Secretaria Acadêmica o seu diário de classe referente ao dia, mês, trimestre, semestre ou ano.

Gestão de espaço, com recurso docente e formação de horários. Sim, isso é possível e existe! Um sistema acadêmico basicamente, deve fazer de forma automática o confronto dos espaços físicos disponíveis, com planos de ensinos propostos, vinculando todo o recurso docente e controlando os horários de disponibilidade. O tempo que gastamos fazendo isso manualmente é insuportável e sobrecarrega toda a equipe acadêmica.

O sistema de comunicação deve ser apropriado à realidade da sua comunidade, mas deverá tratar os alunos, professores e pesquisadores de forma individualizada. Para quê mandar um correio eletrônico a um aluno, se a mídia digital mais utilizada por ele é o facebook? Meu sistema de comunicação que integra meu sistema acadêmico deverá conter tais funcionalidades, para que eu tenha a certeza de estar falando a mesma “língua” de todos da minha comunidade.

Meu sistema acadêmico deverá ter um bom módulo de controle de alumni. Os egressos são de fundamental importância para aquelas Instituições de Ensino Superior que desejam manter um bom relacionamento com sua comunidade, apresentando a cada um novos produtos, serviços e oportunidades que são pertinentes a cada pessoa. Devemos nos lembrar que a tecnologia nos proporciona a individualização no atendimento, mesmo quando é enorme a minha comunidade de “egressados”. Individualizar e ofertar apenas o que seja pertinente é fundamental para ter a credibilidade necessária para manter um relacionamento de longa duração.

Pensamento CONSAE... SISTEMA INTERMEDIÁRIO

Os intermediários são aquelas funções disponíveis para as Instituições que atingiram o BÁSICO. Não vamos dar um passo maior que as pernas, ou pensar que faremos 20 anos de atraso em 1. Tudo tem seu tempo, tudo precisa amadurecer, ter planejamento, nada de aplicar o imediatismo brasileiro.

Vivemos a era dos mobiles, dos smartphones, da mobilidade. Não quero e não preciso mais acessar meu banco pelo computador ou por um caixa eletrônico, hoje, quero levar meu banco no bolso, dentro do meu celular, e este sentimento não é diferente ao nosso aluno. Este sentimento só não é uma realidade ainda porque poucos são aqueles que entendem que isso já é possível. Sim, já temos instituições que disponibilizam todas as suas funcionalidades para iphone, android, blackberry, tablete, etc. Complexo? Não, na realidade muito simples. Por incrível que pareça, temos no Brasil Instituições cujos portais ou áreas restritas de alunos são visíveis apenas em um tipo ou modelo de navegador web. Um verdadeiro atraso tecnológico que não aceitamos mais em outros segmentos, mas que fazemos vista grossa quando o assunto é acadêmico.

Um descompasso, uma vez que no meu entendimento as Instituições de Ensino Superior deveriam sempre vir e estar à frente dos outros segmentos quando tratamos de inovações.

A pesquisa... a pesquisa sempre esteve distante das pequenas IES. A pesquisa sempre foi, por elas, tratada como algo inatingível, o que no meu ponto de vista é um erro enorme. A pesquisa na verdade trata-se de uma oportunidade para Instituições de todos os tamanhos e formatos. A pesquisa se torna uma oportunidade no momento em que eu consigo sistematiza-la de maneira que se transforme em um processo transparente para aquele que a faz, para aquele que a gerencia e para aquele que a financia. É preciso estar aberto à pesquisa para poder receber verbas, é preciso estar com as portas abertas da minha Instituição para receber pesquisas de pequeno, médio e grande porte. É necessário dizer à comunidade que estou aberto para demandas e apto a trabalhar com linhas de financiamentos públicos e privados, oferendo total transparência em meus procedimentos.

Pensamento CONSAE... SISTEMA AVANÇADO

A inteligência institucional. A tão esperada informação analítica é também uma realidade possível. Mas neste momento não podemos cair na tentação de aplicar em nossa IES um sistema de Inteligência Institucional que seja adaptado de outro segmento. Por isso, os sistemas de BI (bussines inteligence) no acadêmico são conhecidos como I2 (inteligência institucional). Temos já disponíveis sistemas de I2 criados por Instituições de Ensino Superior e disponíveis para Instituições de Ensino Superior. Não há adaptação, trata-se de um sistema com metodologia pensada e desenvolvida para demandas acadêmicas e que proporcionarão à gestão informações precisas que, consequentemente, trarão um alto índice de assertividade nas decisões.

Um bom sistema de Inteligência Institucional, por exemplo, poderá avisar com assertividade muito alta um aluno que é candidato à evasão, somente por analisar o perfil e informações daquele aluno. Como disse anteriormente, a tecnologia nos possibilita trabalharmos individualmente a multidão.

A grande realidade é que não podemos mais trabalhar os nossos alunos e professores como números. A mesma crítica que sofreu a área da saúde há alguns anos (e continua em alguns casos sofrendo) ocorre também na educação. Precisamos conhecer o nosso público, mas não podemos trabalhar de forma generalista, temos que trabalhar de forma individual, pois cada um tem a sua importância dentro do nosso processo e precisamos dizer isso, deixar isso claro para todos que compõem a nossa comunidade.

Primeiro Passo

Entender a grande importância que três agentes terão em todos os nossos procedimentos daqui para frente: o meio eletrônico, a certificação digital e as mídias digitais.

Este tripé é necessário a todas as outras possibilidades e aplicações futuras.

Sistema Acadêmico com boa estrutura, boa comunicação e um bom controle de egresso.

Segundo Passo

Identificar necessidades não cobertas pelo seu sistema atual.

Exemplo, seu mecanismo de comunicação e egresso, somente será robusto caso se integre a diversas mídias digitais, como plataformas de redes sociais para manter-se com dados atuais. Seu aluno não entrará em sua página de egresso para atualizar seus dados, mas seu facebook estará sempre atualizado. Seu sistema precisa comunicar-se para se atualizar, de maneira que a Instituição saiba onde está, o que está fazendo, a empregabilidade, grau de satisfação, entre outras informações do seu egresso.

A mobilidade acadêmica é um fato que não podemos desprezar. Além da mobilidade entre Instituições (intercâmbios) precisamos entender que nosso atendimento precisar ir neste sentido.

Terceiro Passo

Caminhar de forma consistente e consciente para ter a informação analítica. A Inteligência Institucional – I2 é uma realidade necessária a qualquer modelo de gestão.

Ter a informação correta, completa e em tempo real é necessário para tomar decisões assertivas e em tempo hábil. Vivemos a mobilidade dentro da era da informação.

Qualquer dúvida entre em contato.

Um abraço, Tiago Muriel.