Olá pessoal, boa tarde!
Faço o primeiro contato de 2014 para esclarecer algumas dúvidas com relação as últimas Portarias do MEC que tratam dos arquivos acadêmicos.
Na semana que antecedeu o Natal tivemos um verdadeiro reboliço com relação à legislação que trata dos arquivos acadêmicos de Instituições de Ensino Superior.
Superada a fase festiva e com a cabeça mais descansada, penso ser um bom momento para uma reflexão de como ficarão os projetos SeAD – Secretaria Acadêmica Digital desenvolvidos pela CONSAE desde 2003. Após 10 anos de trabalho e muitas implantações, a cada mudança da legislação é natural um certo frio na espinha quando pensamos nesse assunto, uma vez que ao planejar um arquivo damos ao mesmo diretrizes de longo prazo.
E foi dessa forma que recebemos do Ministério da Educação a Portaria nº 1224 publicada no último dia 19 que veio para “re-regulamentar” nossos arquivos acadêmicos, após 23 anos da edição da Portaria SeNESu/MEC nº 255 de 20 de dezembro de 1990.
Ao ler a Portaria nº 1224 é importante ter muito clara e contextualizada a Portaria que a antecede no sentido de regulamentação dos arquivos acadêmicos e também nos aspectos tecnológicos que envolvem atualmente o assunto. Após o susto inicial, digerida as informações dispostas, uma sobreposição de ideias é necessária para saber o que podemos e o que não podemos fazer com os nossos arquivos acadêmicos.
De forma geral, podemos dizer que atender a Portaria nº 255 seja mais simples e coerente do que atender a nova norma que pouco a altera, apenas deixa o procedimento de arquivamento mais complexo e, para os despreparados, mais caro. Me parece que não são somente os médicos e advogados que estão preocupados com a famosa “reserva de mercado”. O CONARQ me parece entender bem desse assunto, dando aos arquivistas um posto garantido dentro de cada IES.
Críticas a parte, e acredite, são muitas, devemos pensar que a Portaria nº 255 editada há 23 anos é mais objetiva e moderna que a publicada pelo atual Ministro da Educação em pleno dezembro de 2013. Por isso, é nosso entendimento que os benefícios possibilitados pela Portaria nº 255/90 devam prevalecer, até porque não contrariam em nenhuma questão a Portaria nº 1224/13.
Todos os documentos contemplados no ANEXO I da Portaria nº 1224/13 estão contemplados na Portaria 255/90. Para aqueles que conhecem os processos e procedimentos acadêmicos nunca houve necessidade da criação de uma tabela, uma vez que os documentos se distinguem em dois ou três grupos contemplados pela norma de 1990.
Basicamente, o que muda é a questão da temporalidade. Enquanto a norma de 1990 trabalha a perpetuidade e finalidade processual, a nova norma traz um complexo quadro com datas distintas para cada procedimento/documento. Mais uma vez, colocamos dificuldades para vender facilidades! O Brasil não aprende...
Para aquelas IES que possuem a Secretaria Acadêmica Digital – SeAD não haverá muito impacto, uma vez que trabalha nossos arquivos de maneira a atender a guarda perpétua. Isso se dá pelo fato de utilização do meio eletrônico para tramitação e guarda dos documentos.
A transferência dos documentos para o microfilme deverá ocorrer somente na eliminação da documentação. Isso não ocorre na SeAD uma vez que os documentos não necessitam ser eliminados, pois não ocupam espaço físico, poupando também tempo na busca do documento desejado.
Mais uma vez devemos entender que aquelas IES que possuem a SeAD estão um passo à frente, não somente de suas iguais, mas também do próprio Ministério da Educação.
Qualquer dúvida estou à disposição.
Um abraço a todos, Tiago Muriel.
