Quais são os serviços acadêmicos que devo colocar no requerimento
online? E quais devem ser direcionados à coordenação / financeiro para o
devido parecer? Ou seja, um serviço de trancamento essa solicitação deverá
passar pelo o auto atendimento e ser direcionada para o coordenador dar o
parecer em seguida o financeiro analisar e logo, após retorna para o auto
atendimento finalizar no sistema. Muito Obrigada pelo Esclarecimento.
- Uai... vamos com calma e uma
pergunta por vez para eu não me perder nas respostas.
De que forma parametrizo o atendimento on (requerimento online), ou
seja, quais são os serviços acadêmicos que devem ser online?
- Inicie pelos documentos mais
solicitados em sua Secretaria Acadêmica. Normalmente a “declaração de matrícula”
é o documento mais solicitado. Todos os tipos de requerimentos devem ir para o
meio digital. Precisamos apenas pensar em metodologias e adquirir tecnologia
para tornar este trabalho viável.
E como devemos encaminhar para as coordenações para o devido parecer? E
necessário desse parecer?
- Se tivermos um bom sistema
acadêmico, este fluxo possivelmente estará disponível. Nos clientes da CONSAE,
propomos um sistema que possui um “work-flow”, que faz todo o trâmite do
documento respeitando as normas internas da Instituição. Caso o requerimento
necessite ir a um Diretor ou Coordenador do Curso, o próprio sistema se
encarregará de avisar a pessoa responsável e dirá o que deve ser realizado
naquele procedimento. Em alguns casos o parecer de instancia superior se faz
necessário, mas isso dependerá das suas normas internas (regimento/estatuto).
O estudante também deverá verificar o andamento da solicitação?
- Seria o ideal. Hoje podemos
fazer este procedimento com total transparência, onde o estudante poderá
verificar onde está o seu requerimento dentro do processo iniciado. A
transparência é fundamental.
Você acha que devo colocar alguém responsável para verificar as solicitações
on e encaminhar para as demais colaboradoras executarem?
- Se tiver um bom sistema
acadêmico ou de fluxo (work-flow) o próprio sistema irá se encarregar de tudo.
Ex.: chega um aluno transferido trazendo consigo os planos de ensino das
disciplinas cursadas em outra IES. O Coordenador necessita avaliar os
documentos para decidir se defere, indefere ou adapta o pedido de dispensa do
aluno. O próprio sistema deverá levar ao Coordenador os documentos
digitalizados, dando ao mesmo os prazos para que tal tarefa seja cumprida. Caso
não cumpra no prazo, o próprio sistema deverá levar o processo daquele aluno
para uma instância superior. Veja como não há intervenção humana após iniciado
o processo ou procedimento.
Dessa forma a responsabilidade seria da Coordenadoria da Secretaria Acadêmica?
- Seria dos dois. A
responsabilidade em analisar os documentos e os pedidos em prazos hábeis será da
coordenação, enquanto que dar uma resposta ao aluno, fazendo o Controle e Registro
Acadêmico deste procedimento será da Secretaria Acadêmica. Perceba que a responsabilidade
é repartida entre os departamentos e pessoas envolvidas, uma vez que as duas
participam de maneira ativa do procedimento.
Temos que pensar que, basicamente,
quem irá definir este fluxo dos documentos e processos dentro das nossas organizações
será o seu ordenamento interno, ou seja, regimento ou estatuto.
Eu penso que devemos informar
outros departamentos, pois algumas situações podem ser de interesse destes como
coordenação, captação e permanência dos alunos, financeiro, etc.
Cada vez mais teremos a figura da
Inteligência Institucional - I2 dentro das nossas Instituições. Para que este
sistema seja eficaz teremos que trabalhar de forma orientada e colaborativa de
maneira que todos os departamentos de uma IES possa alimentar uma base de dados
para colher seus frutos no momento determinado.
Pense em uma árvore que possa dar
diferentes frutos, para diferentes pessoas, para diferentes objetivos e em
diferentes momentos... isso será o seu I2. A sua organização não poderá
funcionar sem está fantástica ferramenta que hoje é um regalo para poucos.
Um abraço e continuo à
disposição.
Tiago Muriel.
