A Secretaria Acadêmica, a identidade digital e suas possibilidades.

A notícia da virtualização da CNH – Carteira Nacional de Habilitação divulgada nas últimas semanas trouxe a tona a discussão da possibilidade de identificação em meio digital.

Há algum tempo, discutimos isso junto as Instituições de Ensino Superior - IES no sentido de virtualizar procedimentos, processos e documentos acadêmicos dentro do nosso projeto Secretaria Acadêmica Digital – SeAD CONSAE.

É sempre importante lembrar que a identificação em meio digital deverá ser realizada através de um certificado digital que é um arquivo de computador que identifica a pessoa em meio digital. Isso acontece através da utilização de pares de chaves criptográficas que associa uma chave pública a uma chave privada que é por sua vez gerada e gerida sempre pelo próprio titular. Mas isso é um assunto para outro momento e por isso não caminharemos neste sentido.  

O fato é que ao substituir uma caneta por um certificado digital temos resultados fantásticos que precisam ser conhecidos e discutidos pelas IES. Ter a possibilidade de gerar e manter os documentos exclusivamente em meio digital gera ganho de tempo, ganho financeiro, liberação de espaço físico e um resultado ecológico imensurável. 

Ao fornecer certificados digitais ao corpo técnico administrativo passamos a ter como possibilidade a assinatura digital de atas de conselhos e departamentos, além de todos os demais documentos que precisam ser assinados e arquivados pela Instituição ou entregues à comunidade na qual está inserida.

Além do corpo técnico administrativo, devemos lembrar que o corpo docente também gera e troca de forma constante documentos que necessitam ser arquivados pela Instituição de Ensino. Nesse momento, podemos citar os planos de aula/ensino, os diários de classe, com notas e frequência, como sendo o grande alvo desse processo de virtualização.

Outra aplicação da identidade digital poderá se dar, pelo uso da mesma tecnologia, para o corpo discente da Instituição. Podemos aqui, como exemplo, citar desde a simples assinatura em uma solicitação de declaração de matrícula até a assinatura do contrato de prestação de serviços educacionais, bem como suas renovações.

A questão então é achar uma solução que permita emitir, de forma eficaz, simples e barata este volume de certificados digitais. Estamos falando de um grande volume, não tenham dúvidas disso, mesmo nas pequenas IES. Para isso, a norma vigente permite às Instituições implementarem suas próprias Autoridades Certificadoras ou terem uma Autoridade de Registro Interna, o que facilitará todo este processo. A lógica é simples: da mesma forma que você (IES) identifica o seu aluno fisicamente, fornecendo a ele uma carteira estudantil, poderá também identificá-lo eletronicamente, fornecendo ao mesmo um certificado digital.   

Cada documento, procedimento e processo acadêmico possui suas especificidades e não se pode olhar somente a questão tecnológica ao se implementar esse projeto. A tecnologia nos oferece soluções para todos os “tipos e gostos”, estando distante de limitações. É preciso entender os aspectos legais que envolvem os documentos, procedimentos e processos acadêmicos.

Vivemos em um setor altamente regulado, onde as Instituições de Ensino são submetidas à visita de comissões de avaliação. A tecnologia terá, então, o papel de viabilizar aquilo que a norma determina, além de possibilitar outras aplicações inovadoras.

A Secretaria Acadêmica e seus novos desafios

Há algum tempo estamos trabalhando na CONSAE e investindo nossos esforços em levar uma melhor gestão documental e da informação às Instituições de Ensino. Muitas vezes, percebemos na CONSAE que as Instituições se preocupam com coisas externas, muitos aspectos de gestão/gerenciamento, mas na maioria das vezes não conseguem ler, acessar os dados que são gerados de forma muito significativa em seu principal departamento de relacionamento com a comunidade que é a Secretaria Acadêmica. Muitas das respostas às nossas perguntas estão ali, prontas para serem lidas. Para isso, é preciso estruturar de forma correta nossos procedimentos, processos e documentos.

Para isso se faz necessário uma formatação dos procedimentos e processos do controle e registro acadêmico das Instituições de maneira a estrutura-los para que os dados possam ser extraídos e convertidos em informações relevantes aos demais departamentos e à gestão acadêmica.

De nada adianta estruturar os setores das Instituições se não fizermos a correta alimentação dos mesmos com informações consistentes e pertinentes a cada um deles. É preciso entender que as necessidades são específicas a cada departamento e um estudo prévio do que realmente necessitam, é imprescindível. Não municiar um departamento de “captação e permanência” com dados diários de frequência, aproveitamento, pagamento e informações pessoais dos alunos causara o mau funcionamento do mesmo. Trabalhar com uma informação desestruturada ou pela metade é sempre muito arriscado, pois a decisão será tomada tendo como base algo inconsistente o que dificilmente gerará o melhor resultado.

Sem dúvida este é um grande desafio para a Secretaria Acadêmica nos tempos atuais. Não basta ter um serviço temporal e cartorial, como sempre fizemos, vamos precisar entender as necessidades dos outros departamentos, nos configurando de maneira a atendê-los, de forma rápida e eficiente, na entrega de informações que são essenciais ao bom e correto funcionamento de todo o organograma da Instituição.

A ressalva que temos sempre que fazer e observar é que não basta virtualizar os procedimentos, processos e documentos sob os olhos apenas da administração, pois somos organizações extremamente reguladas pelo Ministério da Educação. Sendo assim, toda solução implantada deverá estar sob o imprescindível olhar legal. Devemos sempre entender o que podemos fazer para depois discutir o como fazer.

Muitas vezes vemos as Instituições de Ensino sentadas em potes de ouro sem saber que um tesouro está alí, bem debaixo de seus olhos.

Em alguns projetos este tesouro só aparece após iniciada as operações de mapeamento e melhoria dos fluxos integrados a gestão eletrônica dos documentos realizada através de sistemas onde, posso citar, por exemplo, alguns clientes da CONSAE como o INSPER em São Paulo/SP, a UNIJORGE em Salvador/BA, a FAESA em Vitória/ES, a UNIFEOB em São João da Boa Vista/SP e as Instituições do Grupo ANIMA de Minas Gerais que utilizam o sistema Ábaris da STOQUE – Soluções Tecnológicas que disponibiliza em uma única plataforma o módulo de GED, fluxograma e assinatura de documentos digitais.

Entendemos que estas Instituições, algumas com seus projetos ainda no início, outras já mais avançadas, estão caminhando na direção correta e logo descobrirão seus potes de ouro.