Há algum tempo estamos trabalhando na CONSAE e investindo
nossos esforços em levar uma melhor gestão documental e da informação às
Instituições de Ensino. Muitas vezes, percebemos na CONSAE que as Instituições
se preocupam com coisas externas, muitos aspectos de gestão/gerenciamento, mas
na maioria das vezes não conseguem ler, acessar os dados que são gerados de
forma muito significativa em seu principal departamento de relacionamento com a
comunidade que é a Secretaria Acadêmica. Muitas das respostas às nossas
perguntas estão ali, prontas para serem lidas. Para isso, é preciso estruturar
de forma correta nossos procedimentos, processos e documentos.
Para isso se faz necessário uma formatação dos procedimentos
e processos do controle e registro acadêmico das Instituições de maneira a
estrutura-los para que os dados possam ser extraídos e convertidos em
informações relevantes aos demais departamentos e à gestão acadêmica.
De nada adianta estruturar os setores das Instituições se não
fizermos a correta alimentação dos mesmos com informações consistentes e
pertinentes a cada um deles. É preciso entender que as necessidades são
específicas a cada departamento e um estudo prévio do que realmente necessitam,
é imprescindível. Não municiar um departamento de “captação e permanência” com
dados diários de frequência, aproveitamento, pagamento e informações pessoais
dos alunos causara o mau funcionamento do mesmo. Trabalhar com uma informação
desestruturada ou pela metade é sempre muito arriscado, pois a decisão será
tomada tendo como base algo inconsistente o que dificilmente gerará o melhor
resultado.
Sem dúvida este é um grande desafio para a Secretaria
Acadêmica nos tempos atuais. Não basta ter um serviço temporal e cartorial,
como sempre fizemos, vamos precisar entender as necessidades dos outros
departamentos, nos configurando de maneira a atendê-los, de forma rápida e
eficiente, na entrega de informações que são essenciais ao bom e correto
funcionamento de todo o organograma da Instituição.
A ressalva que temos sempre que fazer e observar é que não
basta virtualizar os procedimentos, processos e documentos sob os olhos apenas
da administração, pois somos organizações extremamente reguladas pelo
Ministério da Educação. Sendo assim, toda solução implantada deverá estar sob o
imprescindível olhar legal. Devemos sempre entender o que podemos fazer para
depois discutir o como fazer.
Muitas vezes vemos as Instituições de Ensino sentadas em
potes de ouro sem saber que um tesouro está alí, bem debaixo de seus olhos.
Em alguns projetos este tesouro só aparece após iniciada as
operações de mapeamento e melhoria dos fluxos integrados a gestão eletrônica
dos documentos realizada através de sistemas onde, posso citar, por exemplo,
alguns clientes da CONSAE como o INSPER em São Paulo/SP, a UNIJORGE em
Salvador/BA, a
FAESA em Vitória/ES, a UNIFEOB em São João da Boa Vista/SP e as Instituições do Grupo ANIMA de Minas Gerais que utilizam o
sistema Ábaris da STOQUE – Soluções Tecnológicas que disponibiliza em uma única
plataforma o módulo de GED, fluxograma e assinatura de documentos digitais.
Entendemos que estas Instituições, algumas com seus projetos
ainda no início, outras já mais avançadas, estão caminhando na direção correta
e logo descobrirão seus potes de ouro.
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