Os sistemas acadêmicos utilizados
no Brasil não atendem às nossas expectativas. Esse é um fato que impera em
nosso mercado e que é não fácil de compreender.
Acontece que no Brasil, as
Instituições de Ensino Superior - IES ainda não perceberam que o negócio
principal delas encontra-se mal gerido por questões relacionadas ao não
agrupamento de informações, espalhadas em diversos departamentos que formam as IES.
Os gestores ainda dão muito mais
importância para sistemas que trazem consigo informações financeiras e de
recursos humanos, aceitando um sistema acadêmico desenvolvido por empresas que
não sabem as nossas necessidades e expectativas reais.
Diante desta realidade,
desenvolvi na CONSAE uma projeção do que seria o ideal hoje, dividindo as
necessidades em três pontos (básico, intermediário e avançado) e sugerindo três
passos para colocar a sua IES no topo tecnológico.
Pensamento CONSAE... SISTEMA BÁSICO
Sistema acadêmico que supra
expectativas básicas como:
A auto matrícula de alunos
regulares ou não. Não se pode mais aceitar que o sistema acadêmico não seja
capaz de auto matricular alunos que estão em regimes especiais. Sistemas que
não conseguem fazer isso, não devem ser considerados, são ultrapassados.
O diário de classe digital,
certificado digitalmente pelo professor. Outro ponto básico para aquelas IES
que desejam eliminar seus processos e documentos em meio físico. Ter um
processo eletrônico seguro é muito importante e esta segurança virá apenas com
a utilização de certificados digitais (assinatura digital) dos professores
envolvidos. O professor pode do seu celular, gerar, assinar, indexar e encaminhar
para a Secretaria Acadêmica o seu diário de classe referente ao dia, mês,
trimestre, semestre ou ano.
Gestão de espaço, com recurso
docente e formação de horários. Sim, isso é possível e existe! Um sistema
acadêmico basicamente, deve fazer de forma automática o confronto dos espaços
físicos disponíveis, com planos de ensinos propostos, vinculando todo o recurso
docente e controlando os horários de disponibilidade. O tempo que gastamos
fazendo isso manualmente é insuportável e sobrecarrega toda a equipe acadêmica.
O sistema de comunicação deve ser
apropriado à realidade da sua comunidade, mas deverá tratar os alunos,
professores e pesquisadores de forma individualizada. Para quê mandar um
correio eletrônico a um aluno, se a mídia digital mais utilizada por ele é o
facebook? Meu sistema de comunicação que integra meu sistema acadêmico deverá
conter tais funcionalidades, para que eu tenha a certeza de estar falando a
mesma “língua” de todos da minha comunidade.
Meu sistema acadêmico deverá ter
um bom módulo de controle de alumni.
Os egressos são de fundamental importância para aquelas Instituições de Ensino
Superior que desejam manter um bom relacionamento com sua comunidade,
apresentando a cada um novos produtos, serviços e oportunidades que são
pertinentes a cada pessoa. Devemos nos lembrar que a tecnologia nos proporciona
a individualização no atendimento, mesmo quando é enorme a minha comunidade de “egressados”.
Individualizar e ofertar apenas o que seja pertinente é fundamental para ter a
credibilidade necessária para manter um relacionamento de longa duração.
Pensamento CONSAE... SISTEMA INTERMEDIÁRIO
Os intermediários são aquelas
funções disponíveis para as Instituições que atingiram o BÁSICO. Não vamos dar
um passo maior que as pernas, ou pensar que faremos 20 anos de atraso em 1.
Tudo tem seu tempo, tudo precisa amadurecer, ter planejamento, nada de aplicar
o imediatismo brasileiro.
Vivemos a era dos mobiles, dos
smartphones, da mobilidade. Não quero e não preciso mais acessar meu banco pelo
computador ou por um caixa eletrônico, hoje, quero levar meu banco no bolso,
dentro do meu celular, e este sentimento não é diferente ao nosso aluno. Este
sentimento só não é uma realidade ainda porque poucos são aqueles que entendem
que isso já é possível. Sim, já temos instituições que disponibilizam todas as
suas funcionalidades para iphone, android, blackberry, tablete, etc. Complexo? Não,
na realidade muito simples. Por incrível que pareça, temos no Brasil
Instituições cujos portais ou áreas restritas de alunos são visíveis apenas em um
tipo ou modelo de navegador web. Um verdadeiro atraso tecnológico que não
aceitamos mais em outros segmentos, mas que fazemos vista grossa quando o
assunto é acadêmico.
Um descompasso, uma vez que no
meu entendimento as Instituições de Ensino Superior deveriam sempre vir e estar
à frente dos outros segmentos quando tratamos de inovações.
A pesquisa... a pesquisa sempre
esteve distante das pequenas IES. A pesquisa sempre foi, por elas, tratada como
algo inatingível, o que no meu ponto de vista é um erro enorme. A pesquisa na
verdade trata-se de uma oportunidade para Instituições de todos os tamanhos e
formatos. A pesquisa se torna uma oportunidade no momento em que eu consigo sistematiza-la
de maneira que se transforme em um processo transparente para aquele que a faz,
para aquele que a gerencia e para aquele que a financia. É preciso estar aberto
à pesquisa para poder receber verbas, é preciso estar com as portas abertas da minha
Instituição para receber pesquisas de pequeno, médio e grande porte. É
necessário dizer à comunidade que estou aberto para demandas e apto a trabalhar
com linhas de financiamentos públicos e privados, oferendo total transparência
em meus procedimentos.
Pensamento CONSAE... SISTEMA AVANÇADO
A inteligência institucional. A
tão esperada informação analítica é também uma realidade possível. Mas neste
momento não podemos cair na tentação de aplicar em nossa IES um sistema de
Inteligência Institucional que seja adaptado de outro segmento. Por isso, os
sistemas de BI (bussines inteligence) no acadêmico são conhecidos como I2 (inteligência institucional). Temos
já disponíveis sistemas de I2 criados por Instituições de Ensino Superior e
disponíveis para Instituições de Ensino Superior. Não há adaptação, trata-se de
um sistema com metodologia pensada e desenvolvida para demandas acadêmicas e
que proporcionarão à gestão informações precisas que, consequentemente, trarão
um alto índice de assertividade nas decisões.
Um bom sistema de Inteligência Institucional,
por exemplo, poderá avisar com assertividade muito alta um aluno que é candidato
à evasão, somente por analisar o perfil e informações daquele aluno. Como disse
anteriormente, a tecnologia nos possibilita trabalharmos individualmente a
multidão.
A grande realidade é que não
podemos mais trabalhar os nossos alunos e professores como números. A mesma
crítica que sofreu a área da saúde há alguns anos (e continua em alguns casos
sofrendo) ocorre também na educação. Precisamos conhecer o nosso público, mas
não podemos trabalhar de forma generalista, temos que trabalhar de forma
individual, pois cada um tem a sua importância dentro do nosso processo e
precisamos dizer isso, deixar isso claro para todos que compõem a nossa
comunidade.
Primeiro Passo
Entender a grande importância que
três agentes terão em todos os nossos procedimentos daqui para frente: o meio
eletrônico, a certificação digital e as mídias digitais.
Este tripé é necessário a todas
as outras possibilidades e aplicações futuras.
Sistema Acadêmico com boa
estrutura, boa comunicação e um bom controle de egresso.
Segundo Passo
Identificar necessidades não
cobertas pelo seu sistema atual.
Exemplo, seu mecanismo de
comunicação e egresso, somente será robusto caso se integre a diversas mídias
digitais, como plataformas de redes sociais para manter-se com dados atuais.
Seu aluno não entrará em sua página de egresso para atualizar seus dados, mas
seu facebook estará sempre atualizado. Seu sistema precisa comunicar-se para se
atualizar, de maneira que a Instituição saiba onde está, o que está fazendo, a empregabilidade,
grau de satisfação, entre outras informações do seu egresso.
A mobilidade acadêmica é um fato
que não podemos desprezar. Além da mobilidade entre Instituições (intercâmbios)
precisamos entender que nosso atendimento precisar ir neste sentido.
Terceiro Passo
Caminhar de forma consistente e
consciente para ter a informação analítica. A Inteligência Institucional – I2 é
uma realidade necessária a qualquer modelo de gestão.
Ter a informação correta,
completa e em tempo real é necessário para tomar decisões assertivas e em tempo
hábil. Vivemos a mobilidade dentro da era da informação.
Qualquer dúvida entre em contato.
Um abraço, Tiago Muriel.
