A discussão sobre a certificação digital para validação de documentos arquivados digitalmente

Estou acompanhando uma discussão sobre a validação de documentos arquivados digitalmente com o uso da certificação digital em grupo que participo na plataforma LinkedIn.

A conclusão a qual estou pendente é que tudo irá depender das Regras do Negócio. Pegamos como exemplo o meu negócio, que é o Ensino Superior.

Trabalho diretamente com o mercado do ensino superior, onde a internacionalização das nossas instituições tornou comum o fato de termos os arquivos digitalizados e certificados por seus responsáveis para propiciar um intercambio entre alunos e professores de um mesmo grupo educacional, mas que estão em instituições, países e às vezes continentes diferentes.

Isto é uma prática feita dentro do País desde 2003 (já se vão quase 10 anos), para instituições (na maioria das vezes universidades) que apresentam modelo multi campi, para trâmite e gestão documental. Como para os documentos acadêmicos, principalmente o que diz respeito ao corpo discente, possui caráter perpétuo as instituições fazem a digitalização dos mesmos, transportando-os para o meio eletrônico, sendo que os mesmos são chancelados pelo certificado digital do responsável pelo departamento, neste caso específico a secretaria de controle e registro acadêmico.

No âmbito acadêmico estas são as REGRAS DO NEGÓCIO, e temos a permissão para isso (permissão expressa do Ministério da Educação). Inclusive em muitos casos não utilizamos certificados digitais emitidos pela ICP Brasil.

As instituições possuem suas cadeias criadas internamente, conforme MP 2.200-2/01 que em seu art. 10º, §2º prevê a possibilidade. Isto é algo impensável e inviável em outros segmentos.

Como disse anteriormente, com a internacionalização, grupos que comandam instituições em todo o globo, utilizam normalmente desta prática para validar e tramitar documentos entre as mesmas nos casos de intercâmbio envolvendo corpo discente ou docente. Mais uma vez temos aqui as REGRAS DO NEGÓCIO envolvidas. Percebam que estamos tratando de documentação interna e que não irá extrapolar os “muros” da instituição.

A autonomia que as instituições possuem para trabalhar os seus arquivos é algo para se comemorar, pois temos nas legislações vigentes um aliado poderoso para promover uma melhor gestão documental dentro das nossas organizações. Por outro lado, dentro do próprio setor educacional, temos para outros assuntos um verdadeiro atraso/regresso das normas vigentes o que nos gera grandes dores de cabeça.

Desta forma, o indicado é se valer da expressão “cada caso é um caso” sabendo que cada um será específico e deverá ser estudado de forma minuciosa para não gerar problemas futuros. São as REGRAS DO NEGÓCIO!

Abraços, Tiago Muriel

O Diploma Eletrônico terá validade?

Todos devem se lembram que tivemos o anuncio aqui na Rede Mebox da primeira Universidade do Brasil que estava emitindo os diplomas em formato digital?

Tivemos no Clipping Educacional de hoje uma notícia do jornal O Estado de São Paulo, publicada ontem, dizendo que os egressos dessa Universidade estão com dificuldades para registrarem os diplomas eletrônicos junto aos órgãos de representação de classe e Ministério do Trabalho.

Percebi ao ler a reportagem dois problemas básicos: o primeiro problema é que a notícia é bastante rasa e não se aprofunda em detalhes sobre a validade da documentação eletrônica e da certificação digital; e o segundo é que o processo apresentado pela Universidade também não demonstrou, pelo que pude perceber, o respeito a um dos critérios básicos da certificação digital (tipo de assinatura eletrônica) e processos eletrônicos que é a interoperabilidade.

A UNIVAP é possivelmente a única Instituição de Ensino no País a emitir o referido documento nesse formato, porém, pelo que percebi na reportagem (repito mais uma vez) o processo não parece estar bem definido e divulgado junto aos alunos. Pelo que conheço da Universidade e pelo que foi colocado na Rede Mebox, a Instituição utiliza a cobrança da taxa de R$ 400,00 publicada na reportagem não pela segunda via do documento, mas sim por um “diploma decorativo” (expressão utilizada pelo próprio Ministério da Educação).

Outro ponto bastante estranho é o Ministério do Trabalho desconhecer da legislação que trata do documento eletrônico e da certificação digital, pois é no Governo, dentro dos Ministérios que temos as maiores aplicações dessa tecnologia.

Não há dúvida que trata-se de uma quebra de paradigma muito grande e que isso resultara em alguns problemas que deverão ser enfrentados, mas não há impedimento em se ter o diploma expedido em meio eletrônico, principalmente se projeto atender a todos os requisitos (pilares) que sustentam o meio eletrônico e a certificação digital. Além disso, um pouco de bom senso não fará mal a ninguém.

Um abraço a todos, Tiago Muriel.