Cadê o arquivo que estava aqui? A SeAD comeu... parece brincadeira, mas em algumas Instituições de Ensino
Superior – IES está é uma pergunta pertinente, uma vez que seus acervos
acadêmicos foram virtualizados dentro do projeto SeAD – Secretaria Acadêmica
Digital.
A transposição de procedimentos,
processos e documentos acadêmicos para o meio digital é um entendimento antigo
da CONSAE, sendo foco de estudos e trabalhos realizados pelo escritório há
quase 20 anos para mais de 100 Instituições de Ensino Superior em todas as
regiões do país.
As normas publicadas em dezembro
de 2017 reafirmam um direcionamento sinalizado em 20 de dezembro de 1990 quando
o Ministério da Educação – MEC publicou a Portaria nº 255, que em seu art. 7º
trouxe a possibilidade de três plataformas para a guarda dos documentos
acadêmicos: o papel, o microfilme e o sistema computadorizado.
Foi a primeira vez que o MEC deu
um indicativo de que caminharia para a virtualização do acervo acadêmico, que
em 1990 já apresentava números gigantescos tornando a sua guarda e gestão um
grande desafio para todas as IES do país.
Depois veio a Portaria Normativa
nº 40 que é de 12 de dezembro de 2007 e instituiu o e-MEC fazendo uso da
certificação digital, regulamentada pela MP 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, para
validar juridicamente os documentos e atos praticados em meio digital.
A
certificação digital foi fundamental para este processo de amadurecimento do
setor educacional, uma vez que o mesmo já utilizava essa tecnologia para o
setor tributário/financeiro/contábil das IES.
Em dezembro de 2013 vieram as
Portarias nº 1.224 e 1.261 mostrando que o MEC não havia esquecido o assunto e
que as IES deveriam continuar sua caminhada no sentido de manutenção de seus
acervos de forma a adequá-los às novas tecnologias disponíveis.
Os volumes
apresentados pelas IES em 2013 eram impensáveis em 1990, por mais otimista que
fosse a previsão de crescimento do setor.
Diante desse cenário de quase
três décadas de apontamentos realizados pelo Ministério da Educação, não houve
surpresa, para a CONSAE, que o art. 21, inciso VIII, do Decreto nº 9.235, de 15
de dezembro de 2017, incluísse ao PDI a obrigatoriedade de um projeto de acervo
digital.
Não distante, o art. 42 da
Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, estabelece um prazo de 24 meses para
que todo o acervo acadêmico das IES esteja transportado para o meio digital com
o uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a
confiabilidade e a duração da informação em meio digital. Este prazo finda em
dezembro de 2019.
Se pensarmos apenas nos próximos
24 meses temos a sensação que será um trabalho insano para as IES, mas com um
bom projeto, boas ferramentas, bom treinamento das pessoas envolvidas, é uma
tarefa perfeitamente viável, desde que as Instituições de Ensino se movimentem
de forma rápida no atendimento das referidas normas.
No final, temos a certeza, na
CONSAE, de que este é um bom caminho para se trilhar, pois já o fizemos muitas
vezes ao lado de muitos dos nossos clientes.
Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a CONSAE!
17/02/2018
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