Como armazenar 57 anos de história

Na última semana estive na Escola Bahiana de Medicina e Saúde Pública. Voltada para a área de saúde, a instituição está em seu 57º ano de existência.

Nesse semestre, o projeto é colocar a papelada para escanteio, criar, ou melhor, transportar os processos e documentos para o meio eletrônico. Tarefa não muito simples, mas muito prazerosa.

Com seus 57 anos de existência e uma legislação vigente que nos obriga a perpetuidade de muitos dos documentos acadêmicos temos aqui um caso clássico de como amontoar papel ao longo dos anos. Não quero dizer que os papéis são mal tratados na instituição (em minha rápida visita não cheguei a ver o arquivo definitivo), mas que temos um grande ônus nessa guarda perpétua, temos. Por menor que seja a instituição, 57 anos são 57 anos... Pense você, pessoa física, armazenar todos os seus papéis gerados e recebidos ao longo desse período...Tenho a certeza que o volume de documentos armazenado seria enorme!

Não quero aqui também dizer que não precisamos guardar a documentação acadêmica, ou que a legislação ao falar em perpetuidade está sendo irresponsável por gerar um ônus excessivo ou mesmo responsável demais por querer uma segurança monstruosa. Acho que a perpetuidade dos documentos acadêmicos, assim como trata a legislação, vem para garantir até mesmo a história das instituições, sua evolução ao longo dos anos, vislumbrando sempre a perenidade dessas entidades maravilhosas e tão necessárias. Quero dizer sim, que temos como garantir a perpetuidade, sem gerar tanto ônus ou pelo menos transformar esse custo inicial em um grandioso benefício e ferramenta que irá proporcionar a instituição um melhor estudo de si mesma, dando aos gestores norteadores e fontes valiosas de informações próprias.

Assim, o projeto vem tratar e melhorar o acesso a informação no ambiente acadêmico, deixando a documentação disponível a pesquisa e buscas, hoje dificultada pelo meio físico.

Vamos ver onde esse novo desafio irá parar!

Acho que tem tudo para dar certo, vamos trabalhar para dar a Escola Bahiana a melhor tecnologia disponível no mercado.

Um abraço a todos!

Tiago Muriel.