As Instituições de Ensino e a Evolução do Acervo Acadêmico - do papel ao documento digital

Cadê o arquivo que estava aqui? A SeAD comeu... parece brincadeira, mas em algumas Instituições de Ensino Superior – IES está é uma pergunta pertinente, uma vez que seus acervos acadêmicos foram virtualizados dentro do projeto SeAD – Secretaria Acadêmica Digital.

A transposição de procedimentos, processos e documentos acadêmicos para o meio digital é um entendimento antigo da CONSAE, sendo foco de estudos e trabalhos realizados pelo escritório há quase 20 anos para mais de 100 Instituições de Ensino Superior em todas as regiões do país. 

As normas publicadas em dezembro de 2017 reafirmam um direcionamento sinalizado em 20 de dezembro de 1990 quando o Ministério da Educação – MEC publicou a Portaria nº 255, que em seu art. 7º trouxe a possibilidade de três plataformas para a guarda dos documentos acadêmicos: o papel, o microfilme e o sistema computadorizado. 

Foi a primeira vez que o MEC deu um indicativo de que caminharia para a virtualização do acervo acadêmico, que em 1990 já apresentava números gigantescos tornando a sua guarda e gestão um grande desafio para todas as IES do país. 

Depois veio a Portaria Normativa nº 40 que é de 12 de dezembro de 2007 e instituiu o e-MEC fazendo uso da certificação digital, regulamentada pela MP 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, para validar juridicamente os documentos e atos praticados em meio digital.

A certificação digital foi fundamental para este processo de amadurecimento do setor educacional, uma vez que o mesmo já utilizava essa tecnologia para o setor tributário/financeiro/contábil das IES.

Em dezembro de 2013 vieram as Portarias nº 1.224 e 1.261 mostrando que o MEC não havia esquecido o assunto e que as IES deveriam continuar sua caminhada no sentido de manutenção de seus acervos de forma a adequá-los às novas tecnologias disponíveis.

Os volumes apresentados pelas IES em 2013 eram impensáveis em 1990, por mais otimista que fosse a previsão de crescimento do setor. 

Diante desse cenário de quase três décadas de apontamentos realizados pelo Ministério da Educação, não houve surpresa, para a CONSAE, que o art. 21, inciso VIII, do Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, incluísse ao PDI a obrigatoriedade de um projeto de acervo digital. 

Não distante, o art. 42 da Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, estabelece um prazo de 24 meses para que todo o acervo acadêmico das IES esteja transportado para o meio digital com o uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação em meio digital. Este prazo finda em dezembro de 2019.

Se pensarmos apenas nos próximos 24 meses temos a sensação que será um trabalho insano para as IES, mas com um bom projeto, boas ferramentas, bom treinamento das pessoas envolvidas, é uma tarefa perfeitamente viável, desde que as Instituições de Ensino se movimentem de forma rápida no atendimento das referidas normas.

No final, temos a certeza, na CONSAE, de que este é um bom caminho para se trilhar, pois já o fizemos muitas vezes ao lado de muitos dos nossos clientes. 

Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a CONSAE!

A Secretaria Acadêmica, a identidade digital e suas possibilidades.

A notícia da virtualização da CNH – Carteira Nacional de Habilitação divulgada nas últimas semanas trouxe a tona a discussão da possibilidade de identificação em meio digital.

Há algum tempo, discutimos isso junto as Instituições de Ensino Superior - IES no sentido de virtualizar procedimentos, processos e documentos acadêmicos dentro do nosso projeto Secretaria Acadêmica Digital – SeAD CONSAE.

É sempre importante lembrar que a identificação em meio digital deverá ser realizada através de um certificado digital que é um arquivo de computador que identifica a pessoa em meio digital. Isso acontece através da utilização de pares de chaves criptográficas que associa uma chave pública a uma chave privada que é por sua vez gerada e gerida sempre pelo próprio titular. Mas isso é um assunto para outro momento e por isso não caminharemos neste sentido.  

O fato é que ao substituir uma caneta por um certificado digital temos resultados fantásticos que precisam ser conhecidos e discutidos pelas IES. Ter a possibilidade de gerar e manter os documentos exclusivamente em meio digital gera ganho de tempo, ganho financeiro, liberação de espaço físico e um resultado ecológico imensurável. 

Ao fornecer certificados digitais ao corpo técnico administrativo passamos a ter como possibilidade a assinatura digital de atas de conselhos e departamentos, além de todos os demais documentos que precisam ser assinados e arquivados pela Instituição ou entregues à comunidade na qual está inserida.

Além do corpo técnico administrativo, devemos lembrar que o corpo docente também gera e troca de forma constante documentos que necessitam ser arquivados pela Instituição de Ensino. Nesse momento, podemos citar os planos de aula/ensino, os diários de classe, com notas e frequência, como sendo o grande alvo desse processo de virtualização.

Outra aplicação da identidade digital poderá se dar, pelo uso da mesma tecnologia, para o corpo discente da Instituição. Podemos aqui, como exemplo, citar desde a simples assinatura em uma solicitação de declaração de matrícula até a assinatura do contrato de prestação de serviços educacionais, bem como suas renovações.

A questão então é achar uma solução que permita emitir, de forma eficaz, simples e barata este volume de certificados digitais. Estamos falando de um grande volume, não tenham dúvidas disso, mesmo nas pequenas IES. Para isso, a norma vigente permite às Instituições implementarem suas próprias Autoridades Certificadoras ou terem uma Autoridade de Registro Interna, o que facilitará todo este processo. A lógica é simples: da mesma forma que você (IES) identifica o seu aluno fisicamente, fornecendo a ele uma carteira estudantil, poderá também identificá-lo eletronicamente, fornecendo ao mesmo um certificado digital.   

Cada documento, procedimento e processo acadêmico possui suas especificidades e não se pode olhar somente a questão tecnológica ao se implementar esse projeto. A tecnologia nos oferece soluções para todos os “tipos e gostos”, estando distante de limitações. É preciso entender os aspectos legais que envolvem os documentos, procedimentos e processos acadêmicos.

Vivemos em um setor altamente regulado, onde as Instituições de Ensino são submetidas à visita de comissões de avaliação. A tecnologia terá, então, o papel de viabilizar aquilo que a norma determina, além de possibilitar outras aplicações inovadoras.